Administrativo: Lotes de números de control para facturación

Tip: A partir de la versión 30.2 del Administrativo Gálac, se debe contar con un lote de números de control para facturar. Este lote será usado por el sistema para asignar automáticamente el número de control de cada factura.

1. Si al momento de facturar en forma libre aparece el siguiente mensaje, es porque no tienes configurado el uso de número de control para facturación, haz clic en "Aceptar", a continuación, te explico como activar esta funcionalidad en el sistema administrativo.

2. Lo primero que debes hacer el darle permiso al usuario que factura, para ello, haz clic en "Menús - Usuarios / Parámetros".

3. Luego haz clic en la pestaña "Seguridad".

4. Selecciona el usuario al cual le otorgarás permiso y luego haz clic en "Modificar".

5. En la pestaña "Principal" haz clic en "Lote de Números de Control".

6. Activa las opciones "Anular", "Consultar" e "Insertar".

7. Luego haz clic en "Modificar y Salir" para guardar los cambios.

8. Ten en cuenta el mensaje y haz clic en "Aceptar".

Alert: Importante: Lea el mensaje anterior y presiona en "Aceptar"; luego debes cerrar y volver a iniciar sesion con el mismo usuario en el sistema para ver los cambios efectuados.

9. Ya teniendo los permisos establecidos al usuario, ahora debes agregar el lote para número de control de facturación, para ello haz clic en "Menús - Mantenimiento de Tablas".

10. Ahora haz clic en "Lote de Números de Control de Facturación".

11. Haz clic en "Insertar".

Tip: IMPORTANTE: Ten en cuenta que, el número inicial que ingrese define el inicio de la secuencia de control para sus facturas. Asegúrese de que coincida con el siguiente número de control que se encuentre en su factura pre-impresa.

12. Número inicial: Ingresa el número de control que aparece en tu lote de factura preimpresa, por ejemplo, 501.

13. Número final: Ingresa el número final de tu lote de factura preimpresa, por ejemplo, 4000.

14. Usa prefijo: El prefijo son los números que aparecen antes del guión en tu factura pre-impresa, si usas prefijo en tu facturación, debes activar esta opción.

15. Prefijo: Ingresa el prefijo, por ejemplo: 00.

16. Incluye la cantidad de ceros que aparecen en tu factura preimpresa; ingresa, por ejemplo, 7.

Tip: Importante: Antes de guardar, fíjate cómo quedará el formato del número de control inicial y final resaltado en la ventana anterior. Ej:

• 00-00000501
• 00-00004000

17. Puedes ver en rojo cómo quedaría el número de control inicial y el número de control final en este ejemplo.

18. Haz clic en "Insertar" para guardar el lote de números de control de facturación.

19. Aquí se puede ver el lote de números de control creado en los pasos anteriores.

Tip: Importante: Los lotes de números de control no se pueden modificar; solo está permitido anular o reportar incidencias en los lotes creados. Si ocurre equivocación en la creación de lotes de números de control de facturación, lo puedes anular y crear de nuevo.

20. Haz clic en "Anular Lote".

Alert: Importante: ¡Si anulas tu lote actual, debes crear uno nuevo para poder facturar!

21. En la ventana ingresa una observación correspondiente a la anulación, luego haz clic en "Anular Lote".

22. Para reportar un incidente con el número de control, haz clic en el botón "Reportar incidente".

23. En la ventana, selecciona el motivo del incidente, agrega una observación y luego haz clic en "Reportar Incidente".

"Esta opción te permite reportar un incidente que haya ocurrido con tu próxima factura impresa, por lo cual reportas en el sistema que ese número de control no debe ser usado".

24. Luego de que ya exista un lote de número de control para facturas puedes insertar una factura, para ello haz clic en "Factura - Insertar".

25. Se habilitará la ventana de facturación.

26. En los detalles de facturación de forma libre, se mostrará la nueva columna "% IVA".

27. En la pestaña "Libro de Ventas", ya no está disponible la edición del número de control.

28. Haz clic en "Grabar" para guardar el borrador de la factura.

29. Para emitir la factura insertada anteriormente haz clic en "Factura - Emitir".

30. Ubica la factura y haz clic en "Emitir".

31. Haz clic en "Sí".

32. En la ventana que se muestra, ingresa el número de factura y haz clic en "Emitir".

33. Se mostrará la nueva ventana para confirmar número de control y emisión de factura, haz clic en "Continuar Emisión".

34. Si el número de control que se muestra en pantalla es el correcto, entonces haz clic en “Continuar” para seguir con el proceso ya conocido de emisión de factura.

35. Si la impresión se llevoó a cabo satisfactoriamente haz clic en "Finalizó Correctamente".

36. Aquí puedes ver un ejemplo de la factura emitida en los pasos anteriores.

37. Aquí puedes ver un ejemplo de la factura emitida.